Mendaftarkan Peserta Secara Manual

Meskipun sebagian besar peserta mendaftar sendiri melalui halaman pendaftaran turnamen, ada kalanya Anda sebagai penyelenggara perlu mendaftarkan peserta secara manual. Misalnya untuk tamu undangan, atlet yang mendaftar langsung ke panitia di lokasi, atau peserta dari klub yang mendaftar secara kolektif. Archeris menyediakan beberapa cara untuk menambahkan peserta secara manual.

Halaman Participants menampilkan semua pemanah terdaftar untuk satu turnamen beserta status pembayaran, kategori, dan klubnya. Dari sini Anda bisa menambah peserta individual, mengimpor CSV, atau mencari dan memfilter daftar yang sudah ada.

1. Kapan Harus Mendaftarkan Peserta Secara Manual

Berikut situasi yang membutuhkan pendaftaran manual:

• Tamu undangan (invited): Atlet yang diundang khusus oleh panitia tanpa perlu membayar biaya pendaftaran.

• Walk-in registration: Peserta yang datang langsung ke lokasi dan mendaftar di tempat.

• Pendaftaran kolektif: Klub atau sekolah yang mendaftarkan seluruh atletnya sekaligus melalui panitia.

• Koreksi data: Peserta yang sudah mendaftar tapi datanya perlu diubah atau ditambahkan oleh panitia.

Dalam semua situasi ini, panitia punya kendali penuh untuk menambah, mengedit, atau menyesuaikan data peserta langsung dari dashboard turnamen.

2. Mendaftarkan Peserta Satu per Satu

Untuk menambahkan peserta satu per satu:

1. Buka Dashboard Organizer > Turnamen > [Pilih Turnamen] > Participants.

2. Klik tombol + Add Participant.

3. Isi formulir pendaftaran dengan data peserta:

   • Nama Lengkap: Nama resmi peserta (akan dicetak di sertifikat).

   • Klub / Kontingen: Asal klub atau "Independent" jika tidak ada.

   • Kategori: Pilih kategori lomba yang diikuti.

   • Status Pembayaran: Pilih Lunas jika sudah bayar, Belum Lunas jika belum, atau Gratis untuk tamu undangan.

4. Klik Simpan. Peserta akan langsung muncul di daftar dengan status yang Anda tentukan.

Catatan: Jika status pembayaran diset "Gratis", peserta tidak perlu melakukan checkout pembayaran dan langsung terkonfirmasi.

3. Mendaftarkan Beberapa Peserta Sekaligus

Untuk mendaftarkan banyak peserta dalam satu langkah:

1. Buka halaman Participants turnamen Anda.

2. Klik tombol Batch Register (jika tersedia sesuai paket).

3. Tentukan kategori yang sama untuk seluruh peserta atau pilih kategori berbeda per peserta.

4. Masukkan data peserta dalam formulir batch.

5. Klik Submit untuk memproses semua pendaftaran sekaligus.

Semua peserta yang didaftarkan secara batch akan mendapat nomor registrasi otomatis dan masuk ke daftar peserta.

4. Import Peserta dari File CSV

Jika Anda sudah punya data peserta dalam format spreadsheet (Excel/CSV), Anda bisa langsung import:

1. Siapkan file CSV dengan kolom berikut (urutan bisa berbeda, tapi nama kolom harus sesuai):

   • full_name - Nama lengkap peserta

   • date_of_birth - Tanggal lahir (format: YYYY-MM-DD)

   • gender - Jenis kelamin (male / female)

   • city - Kota asal

   • email - Email peserta (opsional)

   • phone - Nomor telepon (opsional)

   • division - Divisi busur (Recurve / Compound / Barebow / dll)

   • category - Nama kategori (harus sesuai dengan kategori yang sudah dibuat di turnamen)

2. Buka halaman Participants turnamen Anda.

3. Klik tombol Import CSV.

4. Upload file CSV Anda. Sistem akan memvalidasi data dan menampilkan preview sebelum import.

5. Periksa preview, pastikan tidak ada error. Jika ada baris yang bermasalah, perbaiki file CSV dan upload ulang.

6. Klik Confirm Import untuk memproses.

Setelah import berhasil, semua peserta akan masuk ke daftar dengan status pembayaran default Belum Lunas. Anda bisa mengubah status pembayaran secara manual atau batch.