Registrasi Ulang Peserta

Di Archeris, registrasi ulang adalah konfirmasi kehadiran fisik peserta yang dilakukan langsung di lokasi turnamen pada hari pertandingan. Saat tiba di venue, atlet menunjukkan tiket QR pass digital mereka, lalu panitia memindai kode tersebut untuk memvalidasi kehadiran. Proses ini terpisah dari pendaftaran online dan pembayaran.

1. Apa Itu Registrasi Ulang?

Registrasi ulang menjawab satu pertanyaan penting: "Apakah atlet yang sudah mendaftar dan lunas ini benar-benar sudah hadir di lapangan?" Sistem mencatat waktu kehadiran secara akurat untuk mempermudah operasional panitia:

• Validasi Kehadiran Fisik: Memastikan atlet yang bertanding memang sudah tiba sebelum sesi kualifikasi dimulai.
• Kesiapan Lapangan & Skoring: Nomor bantalan sasaran dan sesi scorekeeper dapat difinalisasi dengan akurat tanpa ada bantalan kosong.
• Laporan Kehadiran Real-Time: Panitia dapat melihat persentase kehadiran dan memantau kontingen mana saja yang sudah tiba di lokasi.

Registrasi ulang tidak membutuhkan pengisian formulir ulang atau biaya tambahan. Ini murni merupakan gerbang presensi kehadiran di venue.

2. QR Check-in Pass Milik Atlet

Setiap atlet yang status pembayarannya Lunas otomatis menerima tiket QR check-in pass. Atlet dapat membuka tiket ini melalui web atau aplikasi Archeris di menu Dashboard Saya > Turnamen > [Nama Turnamen] > Pendaftaran Saya.

Tampilan QR pass memuat:

• Kode QR unik yang terhubung langsung ke data pendaftaran atlet.
• Kode atlet (seperti ARC-A1B2C3) yang tertera di bawah QR untuk referensi manual jika kamera bermasalah.
• Badge status Siap Bertanding yang menandakan tiket aktif dan siap dipindai.

Jika pembayaran masih pending, tiket QR akan terkunci hingga pembayaran diverifikasi lunas.

3. Panitia: Scan QR Code Atlet

Metode registrasi ulang utama adalah pemindaian QR code melalui aplikasi mobile organizer Archeris maupun web dashboard.

Via Aplikasi Mobile (Direkomendasikan di Meja Panitia)

1. Buka aplikasi organizer Archeris dan masuk ke menu Check-in.
2. Arahkan kamera ponsel ke QR pass yang ditunjukkan oleh atlet.
3. Layar menampilkan konfirmasi data nama, klub, dan kategori lomba atlet.
4. Sistem otomatis memperbarui status atlet menjadi Sudah Check-in.

Via Web Dashboard

1. Buka Dashboard Organizer > Turnamen > [Turnamen] > Peserta.
2. Temukan nama atlet pada tabel peserta.
3. Klik tombol pada kolom Registrasi Ulang untuk mengubah status menjadi sudah hadir.
4. Klik tombol kembali jika ingin membatalkan status kehadiran.

4. Panitia: Check-in Manual & Kolektif

Untuk mempermudah verifikasi saat rombongan besar datang bersamaan, Archeris menyediakan opsi check-in cepat:

• Check-in Manual Perorangan: Panitia cukup mengeklik tombol toggle di baris nama peserta pada tabel tanpa perlu scan kamera.
• Check-in Kolektif per Kontingen: Klik tombol Check-in Kolektif di bagian atas halaman peserta, pilih nama klub atau kontingen dari daftar, lalu konfirmasi. Seluruh atlet berstatus lunas dari klub tersebut langsung ditandai hadir sekaligus.

5. Memantau Status Kehadiran Peserta

Tabel peserta menyediakan kolom status Registrasi Ulang untuk melihat kehadiran setiap atlet secara sekilas. Panitia juga dapat menggunakan filter pencarian:

• Sudah Registrasi Ulang: Menampilkan hanya atlet yang sudah hadir di venue.
• Belum Registrasi Ulang: Menampilkan atlet yang sudah lunas tetapi belum melakukan konfirmasi kehadiran di meja panitia.

Pada menu Laporan > Kehadiran, panitia juga bisa melihat grafik alur kedatangan dan rekapitulasi kehadiran per klub secara lengkap.